Planowanie na wagę złota
Poza strategicznym planowaniem długookresowym w firmie niezbędne jest ustalanie celów krótkoterminowych oraz bieżących i określanie prowadzących do nich działań. Mowa tu o planowaniu w skali dziennej, tygodniowej, miesięcznej i kwartalnej. Rozsądne planowanie umożliwia zorganizowanie czasu w sposób ograniczający nieproduktywne przerwy. Minimalizuje również ryzyko części problemów w komunikacji, nieporozumień i powstawania konfliktów. Dobra organizacja czasu pracowników i zadań do wykonania pozwala na jak najsensowniejsze dopasowanie posiadanych zasobów ludzkich do faktycznego nakładu pracy, który jest wymagany do osiągnięcia zaplanowanych celów. Nowoczesne planowanie czasem w firmie wpływa również na kształtowanie się dobrego wizerunku pracodawcy.
Pojęcie czasu technologicznego
Do analizy sprzedaży w warsztacie samochodowym wykorzystywane jest pojęcie czasu technologicznego, nazywanego inaczej czasem normatywnym. Czym różni się on od standardowych realnych godzin zegarowych? Czas technologiczny polega na określeniu godzin/minut potrzebnych na wykonanie konkretnej spośród czynności serwisowo-naprawczych. Do jego ustalenia czyni się założenie, że warunki pracy są standardowe, nie występują żadne szczególne utrudnienia a pracownik wykonujący daną czynność ma średnie kompetencje i umiejętności. Producenci samochodów podają do ogólnej wiadomości czas normatywny wykonania poszczególnych procedur. Pojęcie czasu technologicznego wiąże się z procesem normowania czasu pracy, które polega na określaniu czasu potrzebnego do wykonania konkretnej operacji.
Wskaźnik wykorzystania – co to jest?
W oparciu o zestawienie liczby godzin obecności danego mechanika w pracy a liczby godzin efektywnie przepracowanych oblicza się tak zwany wskaźnik wykorzystania. Niski wskaźnik wykorzystania świadczy o nieodpowiednim zagospodarowaniu zasobów, którymi dysponuje serwis samochodowy. Może wynikać z kilku czynników, wśród których najważniejsze to zła organizacja pracy osób zarządzających, nieodpowiednia organizacja pracy mechaników lub nieadekwatne zaangażowanie marketingowo-reklamowe skutkujące zbyt małą liczbą otrzymywanych zleceń. Na zbyt małe wykorzystanie wpływa też brak właściwej koordynacji w zakresie zamawiania części zamiennych i problemy z dyscypliną w pracy (zarówno wśród mechaników, pracowników biura jak i po stronie właściciela).
Co pokazuje wskaźnik produktywności i efektywności
Wskaźnik produktywności wyrażony jest w procentach i jest stosunkiem godzin sprzedanych do godzin przepracowanych. Efektywność to z kolei stosunek godzin sprzedanych do godzin obecności w pracy. Pokazuje, w jakim stopniu działania podejmowane przez pracowników, są dla warsztatu opłacalne finansowo. Efektywna praca wymaga jak najwydajniejszego wykorzystania posiadanych możliwości, zasobów oraz czasu, które pozostają do dyspozycji. O efektywności pracy warto myśleć już na etapie projektowania przestrzeni i stanowisk w serwisie oraz jego wyposażeniu, aby stworzyć jak najlepsze zasoby. Efektywność i produktywność zwiększa się przy dobrym planowaniu zadań i odpowiedniej organizacji czasu pracy, w czym pomocne jest korzystanie z wygodnego w użyciu kalendarza, organizującego pracę warsztatu. Pracownicy, którzy działają bez ustalonego wcześniej planu pracy, najczęściej pracują mniej efektywnie, niż byłoby to osiągalne. Często próbują wykonywać kilka zadań jednocześnie, przez co żadnego z nich nie realizują w oczekiwanym czasie.
Terminarz motowarsztat
Terminarz służy do porządkowania zadań do wykonania na poszczególnych stanowiskach diagnostyczno-naprawczych w warsztacie. Jest całkowicie zintegrowany z modułem bazy pojazdów oraz zleceń, jak również z listą zadań do wykonania. Umożliwia wprowadzenie prognozowanego czasu zaplanowanych prac oraz przypisanie ich do konkretnych pracowników. Terminarz można w przystępnej formie przeglądać i analizować w ujęciu miesięcznym, tygodniowym lub dziennym. Można filtrować zadania według pracownika, stanowiska, obsługiwanego pojazdu. Każdy z pracowników serwisu posiada w aplikacji swoje indywidualne konto. Może dokonywać tam wglądu w przypisane do niego zadania do wykonania oraz czas, który został oszacowany do ich realizacji. Do zadań w terminarzu można dopisywać komentarze. Pracodawca może weryfikować rzeczywisty czas pracy pracowników dzięki generowaniu raportów w tym zakresie.
Zalety korzystania z terminarza online
- możliwość korzystania z kalendarza w dowolnym miejscu i czasie (aplikacja działa w chmurze)
- dostęp do kalendarza z wielu urządzeń jednocześnie (nie ma limitu urządzeń, na których można w tym samym czasie używać aplikacji)
- unikanie konfliktów w harmonogramach pracy
- łatwość zdalnego delegowania zadań
- minimalizowanie ryzyka nieporozumień i niewłaściwej interpretacji w zakresie priorytetu poszczególnych zadań
- ograniczanie przestojów
- unikanie przepełnienia kalendarza
- łatwiejszą kontrolę pracy osób zatrudnionych
- wypracowanie lepszej organizacji pracy firmy
- bezpieczeństwo przechowywania danych (nie ma ryzyka przypadkowego dostępu osób trzecich do danych)
- ułatwienie w planowaniu pracy przez pracowników
We właściwym planowaniu i organizacji pracy pomaga kompleksowe spojrzenie na warsztat jako przedsiębiorstwo. Używanie terminarza w formule online jest istotnym wsparciem w codziennym funkcjonowaniu serwisu samochodowego a zarazem dużym ułatwieniem pracy właściciela.