RODO w warsztacie samochodowym. Praktyczne wskazówki na podstawie aplikacji Motowarsztat

person using black laptop computer

Testuj

za darmo i bez zobowiązań

W artykule

W dzisiejszych czasach, przetwarzanie danych osobowych jest nieodłącznym elementem funkcjonowania każdej firmy, w tym także warsztatów samochodowych. Zrozumienie zasad RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) jest kluczowe, aby zapewnić zgodność z prawem i ochronę prywatności klientów, pracowników oraz współpracowników. Aplikacja Motowarsztat może być pomocna w zarządzaniu danymi osobowymi oraz wypełnianiu obowiązków wynikających z RODO.

Co to są dane osobowe?

Dane osobowe to wszelkie informacje, które dotyczą konkretnej osoby, którą możemy zidentyfikować. Osoba zidentyfikowana to ktoś, kogo już znamy, natomiast osoba możliwa do zidentyfikowania to ktoś, kogo jeszcze nie znamy, ale możemy ustalić jej tożsamość, korzystając z dostępnych informacji.

Jakie i czyje dane osobowe może przetwarzać warsztat?

Warsztat samochodowy może przetwarzać dane osobowe swoich klientów, pracowników, współpracowników oraz innych osób kontaktujących się z warsztatem. Może także przetwarzać dane przedstawicieli handlowych firm, z którymi współpracuje. Dane te mogą obejmować imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe, treść korespondencji, dane o pojeździe, wykonanych usługach i ich cenie oraz dane o wykonanej pracy i wzajemnych rozliczeniach.

Obowiązki warsztatu wynikające z przetwarzania danych osobowych

Warsztat, jako administrator danych, ma obowiązek informować osoby, których dane przetwarza, o celach i sposobach przetwarzania tych danych. RODO wymaga przekazania takiej informacji w momencie uzyskania danych. Najlepiej jest to zrobić poprzez kartę zlecenia, która zawiera standardowe informacje oraz klauzulę informacyjną RODO. Aplikacja Motowarsztat udostępnia wzór takiej karty, w której można zamieścić:

  • dane warsztatu,
  • cele przetwarzania danych,
  • podstawę przetwarzania danych,
  • okres przechowywania danych,
  • firmy, którym warsztat udostępnia dane,
  • prawa przysługujące osobie, której dotyczą dane.

Przetwarzanie danych pracowników, współpracowników i kontrahentów

Przy przetwarzaniu danych osobowych pracowników, współpracowników i kontrahentów należy ich informować o celach i sposobach przetwarzania tych danych. Pracownicy mający dostęp do danych powinni przetwarzać je wyłącznie na polecenie warsztatu i zobowiązać się do zachowania tych danych w poufności.

Zabezpieczenie danych osobowych

Warsztat musi odpowiednio zabezpieczyć dane osobowe, np. poprzez stosowanie haseł, podwójnego uwierzytelniania, firewalli, programów antywirusowych i szyfrowania danych. Należy również unikać wykorzystywania rozwiązań z krajów spoza UE, gdzie poziom ochrony danych osobowych jest niższy niż wymagania RODO. Kluczowe jest regularne aktualizowanie systemów zabezpieczeń oraz przeprowadzanie audytów bezpieczeństwa, aby wykryć ewentualne luki i zagrożenia. Warto także szkolić pracowników w zakresie ochrony danych, aby byli świadomi zagrożeń i potrafili właściwie reagować w sytuacjach kryzysowych.

Dokumentowanie działań podejmowanych w celu wypełnienia obowiązków wynikających z RODO

Warsztat powinien prowadzić rejestr czynności przetwarzania danych osobowych, który zawiera informacje o administratorze, celach przetwarzania danych, kategoriach odbiorców danych, terminach usuwania danych oraz opis zabezpieczeń danych. Przykład takiego rejestru jest dostępny na stronie internetowej UODO.

Ochrona danych osobowych z aplikacją

Aplikacja typu Motowarsztat pomaga w zarządzaniu warsztatem i przetwarzaniu danych osobowych. Udostępnia wzory dokumentów umożliwiających spełnienie obowiązków informacyjnych wynikających z RODO oraz zabezpiecza dane wprowadzone do aplikacji. Umowa o powierzeniu przetwarzania danych osobowych jest zawarta w regulaminie aplikacji, który warsztat akceptuje rozpoczynając pracę z aplikacją.

Naruszenie ochrony danych

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, warsztat musi niezwłocznie poinformować o tym UODO, nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia. Jeśli naruszenie może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osoby, należy również zawiadomić tę osobę. Administrator danych powinien podjąć działania w celu usunięcia naruszenia lub zminimalizowania jego skutków.

Marketing z wykorzystaniem przetwarzanych danych osobowych

Warsztat może prowadzić marketing bezpośredni wobec dotychczasowych klientów bez ich zgody, o ile nie kontaktuje się z nimi za pomocą urządzeń takich jak telefon czy e-mail. Do takich kontaktów konieczne jest uzyskanie zgody klienta. Najłatwiej uzyskać tę zgodę podczas przyjmowania zlecenia usługi.

Własna strona internetowa warsztatu

Jeśli warsztat ma własną stronę internetową, warto zadbać o stworzenie dla niej regulaminu, zwłaszcza jeśli można zamówić usługę przez stronę. Regulamin nie jest konieczny dla stron zawierających tylko dane kontaktowe i informacje o usługach. Oprócz tego, należy przygotować politykę prywatności oraz klauzule informacyjne dotyczące przetwarzania danych osobowych użytkowników strony i zasad wykorzystywania plików cookies, jeśli takie dane są na stronie przetwarzane.

Gdzie można znaleźć więcej informacji?

Więcej informacji na temat ochrony i przetwarzania danych osobowych można znaleźć na stronie internetowej UODO oraz na stronach rządowych gov.pl. Temat ochrony i przetwarzania danych osobowych jest szeroki i w tym artykule omówiono jedynie najczęściej pojawiające się kwestie w praktyce prowadzenia warsztatu samochodowego, ze szczególnym uwzględnieniem korzystania z aplikacji Motowarsztat.

Podsumowanie

Przetwarzanie danych osobowych w warsztacie samochodowym jest nieodzownym elementem codziennej działalności, dlatego zrozumienie i stosowanie zasad RODO jest niezwykle ważne. Szczególną rolę w tym procesie niewątpliwie odgrywa aplikacja Motowarsztat, która wspomaga zarządzanie danymi osobowymi, oferując wzory dokumentów zgodnych z RODO i pomagając w zapewnieniu odpowiedniego poziomu ochrony danych. Warsztaty muszą także pamiętać o stworzeniu polityki prywatności oraz klauzul informacyjnych na swoich stronach internetowych, jeśli te strony przetwarzają dane osobowe, w tym pliki cookies. Przestrzeganie tych zasad nie tylko pomaga w zgodności z prawem, ale również buduje zaufanie klientów i współpracowników. 

FAQ

1. Co to są dane osobowe? 

Dane osobowe to wszelkie informacje, które dotyczą konkretnej osoby, którą możemy zidentyfikować.

2. Jak zabezpieczyć dane osobowe? 

Warsztat musi odpowiednio zabezpieczyć dane osobowe, np. poprzez stosowanie haseł, podwójnego uwierzytelniania, firewalli, programów antywirusowych i szyfrowania danych

3. Jak aplikacja Motowarsztat pomaga w ochronie danych osobowych?

Aplikacja Motowarsztat pomaga w zarządzaniu warsztatem i przetwarzaniu danych osobowych, udostępniając wzory dokumentów umożliwiających spełnienie obowiązków informacyjnych wynikających z RODO oraz zabezpieczając dane wprowadzone do aplikacji.

Jesteś gotowy, aby usprawnić swój warsztat z programem ?

Dołącz do grona naszych zadowolonych Klientów. Z aplikacją stworzysz wydajny, praktyczny i nowoczesny warsztat. Zarządzaj swoim biznesem w sposób zorganizowany i wydajny z poziomu jednego narzędzia.

Rozpocznij darmowy okres próbny w kilka minut. Pamiętaj, że decydując się na aplikację dla warsztatów , unikasz drogich opłat instalacyjnych i kosztowych szkoleń. Oprogramowanie testujesz za darmo i bez żadnych zobowiązań.

Testuj przez 30 dni

za darmo i bez zobowiązań

W celu rozpoczęcia okresu testowego podaj swój adres email w formularzu poniżej i kliknij przycisk „Przetestuj”. Nasz system w kilka sekund utworzy dla Ciebie konto demo i prześle na wskazany adres email wszystkie niezbędne informacje.