Funkcje aplikacji dla warsztatów motowarsztat

Zlecenia i wyceny

Utworzenie zlecenia naprawy jeszcze nigdy nie było tak bardzo proste. Proces wyceny znacząco przyspieszają gotowe szablony do ponownego wykorzystania. Tak opracowany kosztorys naprawy możesz wysłać do klienta SMS-em lub mailem. Z kolei zaakceptowaną naprawę szybko dodasz do kalendarza i zaplanujesz jej wykonanie.

Moduł zleceń składa się z kilku elementów, które znacząco przyspieszają realizację naprawy auta. Dzięki temu codzienna praca zyskuje na efektywności. Zlecenia możesz przypisywać do klienta lub pojazdu. Już po wykonaniu naprawy każde zlecenie rozliczysz poprzez wystawienie faktury bądź paragonu.

Lista podstawowych funkcjonalności modułu "Zlecenia i wyceny":

• Nowe zlecenie - przypisanie nowych zadań do pojazdu.
  
• Wyszukiwanie - wyszukiwarka zleceń (możesz wyszukać zlecenie po statusie, pojeździe, kliencie, dacie realizacji zlecenia).
• Protokół przyjęcia pojazdu - wskazuje uszkodzenia samochodu po przyjęciu do warsztatu.
• Przegląd zleceń  - chronologiczna lista zleceń.
• Planowanie - pozwala umieszczać zlecenia w kalendarzu, co pomaga zwizualizować obłożenie stanowisk i możliwości mechaników.
• Szybka wycena - wycena na podstawie zużytych części, towarów i poniesionych nakładów pracy.
• Powiadomienie klienta - szybkie powiadomienie klienta warsztatu za pośrednictwem wiadomości SMS lub e-mail.

Baza pojazdów

W programie motowarsztat w kilka sekund dodasz pojazd przyjęty do warsztatu. Użyj do tego numeru VIN, numeru rejestracyjnego lub kodów AZTEC. Dzięki temu w dowolnym momencie możesz też sprawdzić dokładną historię zleconych napraw danego pojazdu.

Dodanie pojazdu jest szybkie, proste i automatyczne. Aplikacja motowarsztat rozpoznaje numer VIN pojazdu, jego tablice rejestracyjne lub kod AZTEC, po czym automatycznie uzupełnia najważniejsze pola dotyczące naprawianego samochodu. Jeżeli nie chcesz dodać pojazdu w sposób zautomatyzowany, pola w formularzu możesz uzupełnić ręcznie i powiązać pojazd z klientem.

Lista podstawowych funkcjonalności modułu "Baza pojazdów":

• Nowy pojazd - dodanie pojazdu przyjętego do naprawy w sposób ręczny lub automatyczny poprzez jedną z metod do wyboru (klasyczny formularz, kod AZTEC, numer VIN pojazdu, numer rejestracyjny).
• Wyszukiwanie - pozwala odszukać pojazd w bazie po niemal każdym możliwym zapytaniu.
• Historia zleceń - wgląd do archiwalnych zleceń i przegląd pełnej historii napraw. Historyczne dane przydają się na przykład podczas postępowania reklamacyjnego lub naprawy gwarancyjnej.
• Zbiór plików - możliwość dołączania plików graficznych i innych dokumentów związanych z naprawianym pojazdem.

Wygodny terminarz

Dzięki terminarzowi Ty i pracownicy zakładu będziecie na bieżąco z listą napraw do wykonania. Kalendarz w przystępny sposób zapewnia podgląd na szczegółowy plan dnia, co daje możliwość efektywnego planowania pracy w warsztacie.

Terminarz jest prosty w użytkowaniu i zaawansowany w obszarze funkcjonalności. Umożliwi Ci dodanie wielu stanowisk pracy i pracowników. Możesz w łatwy sposób przypisywać naprawy mechanikom oraz sprawdzać obłożenie stanowisk i samych pracowników.

Lista podstawowych funkcjonalności modułu "Wygodny terminarz":

• Filtrowanie stanowisk i pracowników - szybko sprawdzisz miejsce na zlecenie naprawy, analizując obłożenie stanowisk pracy i mechaników.
• Zadania do zaplanowania - lista zadań dla mechaników, które należy wykonać w pierwszej kolejności.
• Kalendarze dodatkowe - możliwość synchronizacji dodatkowych kalendarzy z Google i Apple. Możesz też tworzyć własne kalendarze do rejestracji wydarzeń (np. spotkań z klientami).

Zintegrowany magazyn

Towary i części zamienne, które zostaną wykorzystane w naprawie, są automatycznie rezerwowane w magazynie Twojego warsztatu. Po zakończeniu zlecenia stany magazynowe są aktualizowane. Integracja z magazynem oznacza, że przepływy pomiędzy stanem magazynowym, zleceniem i jego późniejszym rozliczeniem są automatyczne. To duże ułatwienie, ponieważ nie musisz martwić się o stan magazynowy i dostępność części zamiennych.

Lista podstawowych funkcjonalności modułu "Zintegrowany magazyn":

• Przypisanie towarów do napraw - towary wykorzystane w naprawie są rezerwowane automatycznie w magazynie warsztatu.
• Aktualizacja stanów magazynowych - po zakończeniu naprawy stany magazynowe są automatycznie aktualizowane.

Import towarów

Integracja z największymi dystrybutorami i hurtowniami części samochodowych pozwoli Ci na szybkie i w pełni zautomatyzowane przyjmowanie towarów na magazyn. Jednym kliknięciem możesz zaciągać zakupy do modułu magazynu.

Dokumenty zakupowe towarów (dokumenty WZ, faktury) i same części trafiają do aplikacji. Możesz z nich skorzystać podczas wyceny zleceń. Dzięki temu wiesz, ile zapłaciłeś za części w hurtowni. Wystarczy, że ustalisz marżę, a system w sposób automatyczny obliczy koszt dla klienta.

Lista podstawowych funkcjonalności modułu "Import towarów":

• Automatyczny import - nie musisz ręcznie wprowadzać produktów na magazyn. Zrobisz to jednym kliknięciem przycisku importu.

Powiadomienia dla klientów

Dzięki modułom powiadomień e-mail i SMS możesz informować swoich klientów o aktualnym statusie naprawy lub nowych promocjach. W ten sposób poinformujesz klienta o kosztorysie, promocji na usługi serwisowe, statusie naprawy i innych kwestiach. Klient zostanie powiadomiony przez e-mail lub SMS.

Lista podstawowych funkcjonalności modułu "Powiadomienia dla klientów":

• Automatyzacja komunikacji - szablony wiadomości wysyłane na konkretnym etapie naprawy pojazdu (np. wycena, dostarczenie części, pojazd do odbioru).
• Personalizacja - w treści wiadomości wysłanej do klienta możesz umieścić markę, model, imię i nazwisko klienta, numery rejestracyjne, numer VIN i wszystko inne, co zarejestruje aplikacja. Dzięki temu wiadomości są spersonalizowane, a Twój Klient czuje się wyróżniony i doceniony.

Faktury i paragony

Bezpośrednio z aplikacji motowarsztat wystawisz fakturę lub paragon. Wszystko dzięki połączeniu aplikacji z urządzeniem fiskalnym – drukarką. Natomiast na koniec miesiąca pobierzesz plik JPK dla księgowości. Nie potrzebujesz do tego innych programów i aplikacji.

Masz też możliwość generowania raportów i zarządzania stanem kasy w warsztacie. Płatności są połączone z dokumentami magazynowymi oraz zawierają opcję filtrowania według stanu transakcji, zlecenia czy klienta.

Lista podstawowych funkcjonalności modułu "Faktury i paragony":

• Wystawiania faktur/paragonów - jednym kliknięciem wystawisz fakturę lub paragon do zlecenia.
• Raportowanie - generowanie raportów ze stanem kasy i płatności.
• Filtrowanie - możliwość wyszukiwania faktur po statusie płatności, nazwie klienta, numerze zlecenia.
• Fiskalizacja - fiskalizacja paragonów na urządzeniu fiskalnym
  
• Inne - wystawianie duplikatów dokumentów, wysyłka do klienta na pocztę e-mail
  

Panel dla pracowników

Twoi pracownicy mogą logować się na swoje konto. W ten sposób sprawdzą listę przypisanych dla nich zadań. Czas ich pracy będzie rejestrowany automatycznie. Pracownik może też przypisać do zadania towary i części wykorzystane przy naprawie pojazdu.

Aplikacja motowarsztat umożliwia założenie kont dla wszystkich pracowników z różnym poziomem uprawnień. W ramach jednej licencji możesz ustawiać dostęp według własnych preferencji. Dzięki temu magazynier może mieć inny poziom dostępu niż mechanik.

Lista podstawowych funkcjonalności modułu "Panel dla pracowników":

• Nielimitowana liczba pracowników - w ramach jednej licencji dodasz dowolną liczbę pracowników, każdy z własnym loginem i hasłem.
• Różne poziomy dostępu - zależnie od potrzeb i zakresu obowiązków Twoi pracownicy mogą mieć dostęp do wybranych modułów aplikacji (np. magazyn, zlecenia, klienci).
• Raportowanie czasu pracy - każdy z pracowników ma podgląd, ile roboczogodzin przepracował w danym okresie.
• Różne stawki godzinowe - możesz przypisywać pracownikom różne stawki godzinowe (np. z uwagi na doświadczenie, zakres obowiązków, pełnioną funkcję).

Raporty i zestawienia

Raporty przedstawią najważniejsze dane z działalności Twojego warsztatu. Dzięki nim zobaczysz, ile godzin przepracował wybrany pracownik lub jaki przychód wygenerował dla warsztatu. To moduł, który z jednej strony ułatwia zarządzanie warsztatem lub serwisem. Z drugiej – jest bezcenny w kontekście rozliczeń godzin pracy pracowników oraz ustalania odpowiednich prowizji za wykonaną pracę w ramach powierzonych zadań.

Lista podstawowych funkcjonalności modułu "Raporty i zestawienia":

• Raportowanie sprzedaży - umożliwia tworzenie zestawienia zysków z domkniętych napraw.
• Raportowanie pracowników - ułatwia tworzenie zestawień roboczogodzin pracowników warsztatu oraz listę czynności wykonanych w ramach konkretnych napraw.
• Raportowanie stanów magazynowych - zestawienie dostępnych towarów i części w momencie przyjęcia, rezerwacji oraz wykorzystania w bieżących naprawach.
• Inne - pozostałe raporty (m.in. historia prac wykonywanych przy pojeździe, zestawienie zleceń z uwzględnieniem zysków, towarów i usług).