Krok 1: Przegląd menu
Aby znaleźć menu z ustawieniami dotyczącymi elektronicznych kart zlecenia, wyceny i protokołu zdawczo odbiorczego wchodzimy na nasze konto i wybieramy ustawienia.
Następnie przechodzimy do zakładki Elektroniczna karta zlecenia.
Na ekranie tym widzimy trzy rodzaje dokumentów do jakich możemy zastosować nową funkcjonalność akceptacji elektronicznej:
- Protokół przyjęcia pojazdu
- Kosztorys
- Protokuł wydania pojazdu
Dla każdego z dokumentów masz teraz możliwość wyboru sposobu akceptacji dokumentu przez klienta.
- kod sms - klient otrzymuje na telefon kod, który musi przepisać w oknie akceptacji protokołu czy kosztorysu.*
- podpis elektroniczny - klient podpisuje palcem na ekranie komórki/tabletu lub myszką na komputerze akceptację
- przycisk akceptacji - najprostszy wymaga pojedynczego kliknięcie w link akceptacji.
- wydrukuj i podpisz - tradycyjna możliwość wydrukowania i podpisania protokołu
Jeśli zechcesz możliwość akceptacji dokumentów może być wyłączona.
*Co ważne i co warto podkreślić wysyłanie SMSów z kodami akceptacji nie obciąża budżetu klienta, koszt tej wysyłki pokrywa Motowarsztat.pl
Krok 2: Wybór form akceptacji
Kliknij na jedną z białych ikon na granatowym tle aby wybrać sposoby akceptacji elektronicznej dokumentów.
To od Ciebie zależy czy zdecydujesz się na 1 czy wszystkie 4 sposoby.
Dla każdego z dokumentów możesz wybrać inne rodzaje akceptacji, jeśli np. chcesz aby protokół wydania pojazdu był dostępny jedynie w tradycyjnej drukowanej formie.
Jak to wygląda po stronie zlecenia
Kiedy uzupełnimy dane pojazdu i jego ewentualne uszkodzenia, mamy dostępny protokół, który możemy wysłać do klienta.
Niepodpisany protokół podświetlony jest kolorem pomarańczowym.
Zmienia on kolor na zielony w momencie akceptacji protokołu przez Klienta.
Historia podpisów dostępna jest poniżej protokołu.
Po podpisaniu protokołu przyjęcia pojawia nam się w górnym prawym rogu kolejna ikona informująca o kosztorysie.
Kolorystyka jest taka sama, zielony oznacza akceptację, pomarańczowy oczekiwanie na podpis.
Po każdym podpisaniu dokumentu, generowany jest dokument pdf – aby klient miał świadomość którą wersję dokumentu podpisał.
Ponowna akceptacja / zmiany w zleceniach
Warsztat ma możliwość podejrzenia podpisanego dokumentu, oraz cofnięcie jego podpisania jeśli np pojawi się konieczność zmiany kosztorysu o dodatkowe naprawy. Wyświetlana jest informacja, że kosztorys uległ zmianie i klient powinien go podpisać ponownie.
Na karcie zlecenia możemy wtedy podejrzeć jakie zmiany zostały wprowadzone w kosztorysie.
Nowy system powiadomień
Aby sprawdzić, czy klient już podpisał dokument nie ma potrzeby wchodzenia w dane zlecenie. Wystarczy kliknąć ikonę dzwonka w prawym górnym rogu. Są tam powiadomienia dotyczące wszystkich zleceń.
Kliknięcie w nie przenosi użytkownika do danego zlecenia.
Jesteśmy przekonani, że nasza najnowsza aktualizacja pomoże wam jeszcze lepiej zaopiekować się klientami, podnosząc jakość obsługi klienta na jeszcze wyższy poziom. Czas zaoszczędzony na optymalizacji tego procesu z pewnością przełoży się na dodatkowe dochody w postaci szybciej zrealizowanych zleceń.
FAQ
Czy mogę mieć wersję drukowaną do podpisu?
Tak, to jedna z opcji do wyboru. Jeśli wolisz tradycyjną formę każdą z naszych dokumentów możesz wydrukować i podpisać ręcznie.
Jakie są możliwe formy akceptacji zlecenia?
Klient może zaakceptować dokument na cztery sposoby: - SMS - kliknięcie w link - podpis elektroniczny - wydruk i odręczne podpisanie