Dla warsztatu samochodowego dobra organizacja pracy ma bezpośredni wpływ na czas obsługi klienta, wykorzystanie stanowisk, obciążenie mechaników i płynność realizacji zleceń. Dlatego w Motowarsztat.pl pojawił się nowy Terminarz, który zastępuje dotychczasowe rozwiązanie i daje większą elastyczność w planowaniu pracy.
Nowością jest także obiekt Wizyta, czyli sposób na zapisanie zgłoszenia klienta jeszcze przed utworzeniem zlecenia naprawy. Dodatkowo warsztaty mogą teraz udostępnić klientom formularz rezerwacji online — na swojej stronie internetowej, w wizytówce Google, mediach społecznościowych lub stopce maila.
Nowy Terminarz w Motowarsztat.pl
Nowy Terminarz został zaprojektowany tak, aby lepiej odpowiadać na różne sposoby pracy warsztatów samochodowych. Nie każdy serwis planuje dzień w taki sam sposób. Jedne warsztaty przyjmują określoną liczbę pojazdów dziennie, inne rozliczają dostępność stanowisk według czasu pracy, a część działa w klasycznym modelu godzinowych slotów.
W nowym Terminarzu planowanie odbywa się na stanowiskach, które można dostosować do konkretnego modelu pracy.
Trzy tryby stanowiska
Planowanie według liczby elementów
Pierwszy tryb to liczba elementów, czyli zleceń, zadań, wycen lub wizyt, które mogą zostać przypisane do danego stanowiska w ciągu dnia.
Przykład? Warsztat może ustawić, że dane stanowisko obsługuje maksymalnie 8 pozycji dziennie. Terminarz pilnuje tego limitu i pokazuje poziom zapełnienia, dzięki czemu łatwiej uniknąć przeładowania dnia pracy.
Limit nie jest obowiązkowy. Jeśli warsztat nie chce go określać, może korzystać z terminarza bez sztywnego ograniczenia liczby pozycji.
To rozwiązanie sprawdzi się szczególnie tam, gdzie istotna jest ogólna liczba przyjętych spraw, a niekoniecznie precyzyjne umawianie każdej czynności na konkretną godzinę.
Planowanie według sumy czasu
Drugi tryb to suma czasu. W tym wariancie stanowisko ma określoną dzienną pojemność wyrażoną w godzinach.
Warsztat może na przykład założyć, że dane stanowisko ma dostępność na 8 godzin pracy dziennie. Każde zaplanowane zlecenie, zadanie, wycena lub wizyta zajmuje określoną ilość czasu, a terminarz pokazuje wykorzystanie dostępnej pojemności.
Takie rozwiązanie pomaga lepiej ocenić realne obciążenie warsztatu. Sama liczba zleceń nie zawsze mówi wszystko — jedna naprawa może zająć 30 minut, inna kilka godzin. Planowanie według sumy czasu pozwala trafniej zarządzać dostępnością stanowisk.
Podobnie jak w przypadku liczby elementów, limit czasu również nie musi być określany. Warsztat może dopasować konfigurację do własnego sposobu pracy.
Sloty czasowe, czyli klasyczny kalendarz
Trzeci tryb to sloty czasowe, czyli planowanie na konkretne godziny. To model znany ze starego terminarza i klasycznych kalendarzy.
Ten wariant sprawdzi się w warsztatach, które umawiają klientów na dokładne godziny, na przykład na wymianę opon, diagnostykę, przegląd, serwis klimatyzacji lub krótsze usługi.
Dzięki temu warsztat może nadal pracować w znanym sobie modelu, ale korzystać z nowego, bardziej rozbudowanego Terminarza w Motowarsztat.pl.
Wizyty — nowy obiekt w systemie
Jedną z najważniejszych nowości jest wprowadzenie Wizyt jako osobnego obiektu w systemie.
Do tej pory zgłoszenie klienta często musiało od razu zostać przekształcone w zlecenie lub wymagało dodatkowej organizacji poza systemem. Teraz warsztat może zarejestrować kontakt klienta jako Wizytę, zanim powstanie właściwe zlecenie naprawy.
To szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy klient dopiero opisuje problem, chce umówić termin, pyta o dostępność albo zgłasza pojazd do weryfikacji.
Wizyta posiada własną numerację, statusy, powiązanie z klientem i pojazdem oraz osobne uprawnienia pracowników. Dzięki temu można uporządkować obsługę zgłoszeń i oddzielić etap umawiania klienta od etapu realizacji naprawy.
Statusy Wizyt pomagają kontrolować obsługę klienta
Wizyty mają własny proces obsługi, oparty na statusach:
- nowa,
- umówiona,
- potwierdzona,
- zakończona,
- anulowana.
Dzięki temu pracownicy warsztatu od razu widzą, na jakim etapie znajduje się dane zgłoszenie. Można łatwo odróżnić nowe zapytanie od wizyty już potwierdzonej, a także zachować porządek w zakończonych lub anulowanych sprawach.
To ważne szczególnie w większych warsztatach, gdzie zgłoszenia klientów trafiają różnymi kanałami: telefonicznie, mailowo, przez formularz, media społecznościowe lub wizytówkę Google.
Planowanie Wizyt na Terminarzu
Wizyty można planować na Terminarzu tak samo jak zlecenia. Wystarczy przeciągnąć je z bocznego panelu na odpowiednie stanowisko.
Takie rozwiązanie pozwala szybko przenieść zgłoszenie klienta do konkretnego dnia, stanowiska lub przedziału czasowego. Warsztat nie musi tworzyć zlecenia zbyt wcześnie, jeśli nie ma jeszcze pełnych informacji o zakresie naprawy.
W praktyce Wizyta może być pierwszym etapem obsługi klienta, a dopiero później — po przyjęciu pojazdu lub ustaleniu szczegółów — może zostać rozwinięta w dalszy proces serwisowy.
Formularz umawiania wizyt online
Kolejną nowością jest publiczny formularz rezerwacji online. Dzięki niemu klienci mogą samodzielnie zgłaszać chęć umówienia wizyty w warsztacie.
Formularz można udostępnić na dwa sposoby:
- osadzić na własnej stronie internetowej warsztatu jako gotowy fragment kodu iframe,
- udostępnić klientom indywidualny link (zobacz przykład tutaj), na przykład w wizytówce Google, na Facebooku, w wiadomości SMS, w mailu lub w stopce firmowej.
To wygodne rozwiązanie dla klientów, którzy chcą zgłosić problem poza godzinami pracy warsztatu albo wolą opisać sprawę online zamiast dzwonić.
Jak działa rezerwacja online?
Klient wypełnia formularz, podając dane kontaktowe, numer rejestracyjny pojazdu oraz opis problemu. Na tej podstawie system tworzy lub dopasowuje klienta i pojazd w Motowarsztat.pl.
Następnie zgłoszenie trafia do warsztatu jako Wizyta ze statusem „nowa”. Warsztat otrzymuje powiadomienie i może zdecydować, co dalej zrobić ze zgłoszeniem — potwierdzić termin, skontaktować się z klientem, doprecyzować zakres prac lub zaplanować wizytę na Terminarzu.
Dzięki temu proces umawiania klientów staje się bardziej uporządkowany. Zgłoszenia nie giną w wiadomościach, notatkach czy nieodebranych połączeniach, tylko trafiają bezpośrednio do systemu.
Formularz dopasowany do wyglądu warsztatu
Formularz rezerwacji można dopasować wizualnie do potrzeb warsztatu. Dostępna jest konfiguracja kolorów i zaokrągleń, a zmiany można sprawdzać na podglądzie na żywo.
Dzięki temu formularz może lepiej pasować do strony internetowej warsztatu, jego identyfikacji wizualnej lub stylu komunikacji z klientami.
Konfiguracja formularza umawiania wizyt jest dostępna w systemie w sekcji:
Ustawienia → Warsztat → Widget rezerwacji
Może wyglądać np tak:
Dlaczego warto korzystać z rezerwacji online?
Rezerwacje online pomagają warsztatowi być dostępnym dla klienta także wtedy, gdy nikt nie może odebrać telefonu. To szczególnie ważne w godzinach największego obciążenia, gdy pracownicy obsługują pojazdy, rozmawiają z klientami na miejscu lub realizują bieżące zlecenia.
Formularz online pozwala klientowi zostawić zgłoszenie w dowolnym momencie. Warsztat zyskuje natomiast uporządkowane dane: kontakt, numer rejestracyjny, opis problemu oraz powiązanie z klientem i pojazdem w systemie.
W praktyce oznacza to mniej chaosu, mniej ręcznego przepisywania informacji i większą kontrolę nad pierwszym etapem obsługi klienta.
Dostępność nowego Terminarza
Nowy Terminarz jest domyślnie włączony dla nowych kont rejestrowanych w Motowarsztat.pl.
Obecni użytkownicy mogą przełączyć się samodzielnie. W dotychczasowym widoku starego terminarza widoczny jest alert z możliwością przejścia na nową wersję.
Stary terminarz pozostaje dostępny do końca lipca. Po tym terminie zostanie wyłączony, a wszyscy użytkownicy zostaną przełączeni na nowy Terminarz.
Motowarsztat.pl — więcej kontroli nad pracą warsztatu
Nowy Terminarz, Wizyty i rezerwacje online to kolejny krok w rozwoju Motowarsztat.pl jako systemu do kompleksowego zarządzania warsztatem samochodowym.
Aplikacja działa w chmurze, dlatego jest dostępna z każdego miejsca — wystarczy połączenie z internetem. Można korzystać z niej na komputerze, tablecie i smartfonie, a dane warsztatu są bezpieczne dzięki regularnym aktualizacjom i kopiom zapasowym.
Dzięki nowym funkcjom warsztat może sprawniej planować dzień pracy, lepiej zarządzać dostępnością stanowisk, szybciej obsługiwać zgłoszenia klientów i udostępnić wygodną ścieżkę umawiania wizyt online.
To rozwiązanie, które porządkuje codzienną pracę i pomaga warsztatowi działać bardziej profesjonalnie — od pierwszego kontaktu z klientem aż po realizację zlecenia.