Zlecenia w aplikacji- efektywne zarządzanie
Zarządzanie zleceniami w warsztacie samochodowym to klucz do zwiększenia wydajności, oszczędności czasu oraz zapewnienia bezpieczeństwa transakcji. Aplikacja motowarsztat.pl ułatwia ten proces, oferując intuicyjne narzędzia do tworzenia i zarządzania zleceniami. Oto przewodnik, jak krok po kroku stworzyć zlecenie, aby zoptymalizować pracę warsztatu.
1. Zakładanie zlecenia
Krok 1: Zaloguj się do aplikacji i wybierz opcję „Utwórz zlecenie”.
Krok 2: Dodaj pojazd:
Zeskanuj dowód rejestracyjny, używając aparatu w telefonie, aby automatycznie wprowadzić dane.
Wprowadź numer VIN i wykorzystaj funkcję rozkodowania z bazy danych pojazdów.
Kliknij „pobierz dane pojazdu” po wprowadzeniu numeru VIN.
Krok 3: Dodaj klienta:
Wykorzystaj skaner z dowodu rejestracyjnego, jeśli właściciel pojazdu jest zarejestrowany na firmę (np. leasing).
Dodaj osobę prywatną lub firmę, uzupełniając odpowiednie rubryki lub pobierając dane z NIP.
Krok 4: Ustaw datę przyjęcia pojazdu na warsztat i powiadom klienta SMS-em, aby uniknąć nieporozumień związanych z grafikiem warsztatu.
2. Dodawanie zadań i części
Krok 1: W zakładce „Zadania i Towary” dodaj niezbędne usługi i części z magazynu. Możesz skorzystać z gotowych szablonów lub dodać zadania ręcznie.
Krok 2: Ustaw ceny i przypisz pracowników do wykonania poszczególnych zadań.
3. Wysyłanie dokumentacji do klienta
Krok 1: Po uzupełnieniu danych i dodaniu usług, wyślij do klienta protokół przyjęcia pojazdu oraz kosztorys do elektronicznego podpisu.
Krok 2: Informuj klienta o statusie napraw i terminie odbioru pojazdu.
4. Wystawianie dokumentów sprzedaży
Krok 1: Po zakończeniu prac i akceptacji przez klienta, wystaw fakturę lub paragon. Dokumenty można wysłać bezpośrednio do klienta e-mailem.
5. Zamknięcie zlecenia
Po wystawieniu faktury, zlecenie przechodzi do statusu zamkniętego, co blokuje możliwość edycji. Wszystkie dokumenty zostają zarchiwizowane w systemie.
Korzyści z efektywnego zarządzania zleceniami
Stosując powyższe kroki, możesz znacząco skrócić czas potrzebny na administrację i zwiększyć efektywność pracy warsztatu. Regularne korzystanie z aplikacji pozwala lepiej planować pracę, szybciej reagować na potrzeby klientów oraz utrzymywać wysoki standard obsługi. Ponadto, elektroniczne zarządzanie dokumentacją minimalizuje ryzyko błędów i zapewnia lepszą kontrolę nad finansami warsztatu.
Dzięki motowarsztat.pl każde zlecenie może być łatwo monitorowane, a dostęp do historycznych danych pojazdu i klienta ułatwia podejmowanie decyzji oraz przewidywanie przyszłych potrzeb serwisowych. Aplikacja jest nieocenionym narzędziem dla nowoczesnych warsztatów samochodowych, dążących do maksymalizacji zysków przy minimalnym nakładzie czasu i zasobów.